HubSpot vs. Pipedrive vs. Zoho: Welches CRM für kleine und mittlere Unternehmen?

HubSpot, Pipedrive oder Zoho? Die kurze Antwort hängt daran, was dein CRM eigentlich leisten soll. Willst du vor allem deinen Vertrieb sauber führen und schnell loslegen, ist Pipedrive meist die pragmatischste Wahl. Sollen Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einem System zusammenlaufen und hast du vor zu wachsen, spricht viel für HubSpot. Und wenn das Budget knapp ist oder du ohnehin schon andere Zoho-Tools nutzt, bekommst du mit Zoho CRM am meisten fürs Geld.

Die Kurzfassung: Welches CRM für wen?

Im Kern tun alle drei dasselbe. Sie speichern Kontakte, Firmen und Deals und helfen dir, im Vertrieb den Überblick zu behalten. Ob eines davon zu dir passt, entscheidet sich weniger an einer Feature-Liste als an deinem Anwendungsfall. Gehen wir die drei durch.

Ich bin kein neutraler Beobachter

Bevor ich einordne, die Offenlegung: Ich baue bei Pipewave CRM- und Automatisierungslösungen für B2B-Unternehmen und setze dabei überwiegend HubSpot ein. Ich kenne das System bis in die Ecken, in die die meisten nie schauen. Das färbt ab.

Trotzdem empfehle ich HubSpot nicht jedem, der fragt. Ich habe genug Fälle gesehen, in denen ein Team einen HubSpot-Vertrag unterschrieben hat und am Ende 10 % davon genutzt hat. Für so jemanden wäre Pipedrive günstiger und weniger frustrierend gewesen. Genau diese Ehrlichkeit versuche ich hier durchzuhalten: für welchen Fall welches Tool wirklich die bessere Wahl ist.

HubSpot: wenn alles in einem System zusammenlaufen soll

HubSpot ist keine reine Vertriebssoftware, sondern eine Plattform. Kontakte, Deals, E-Mail-Marketing, Formulare, Landingpages, Ticketsystem und Reporting sitzen im selben Datenmodell. Wenn ein Lead über ein Formular reinkommt, sieht der Vertrieb sofort, welche Seiten die Person besucht und welche Mails sie geöffnet hat. Diese Verbindung zwischen Marketing und Vertrieb ist der eigentliche Grund, warum Firmen zu HubSpot greifen.

Der Einstieg ist kostenlos und ernst gemeint, kein bloßes Lockangebot. Viele meiner Kunden fahren monatelang auf dem Free-Tier, bevor überhaupt Kosten entstehen. Wächst der Bedarf, schaltest du einzelne Hubs oder höhere Tarife dazu.

Nimm HubSpot, wenn Marketing und Vertrieb enger zusammenarbeiten sollen und du planst, das System über Jahre auszubauen. Lass die Finger davon, wenn du nur eine Pipeline für drei Vertriebler brauchst und Marketing-Automation gerade keine Rolle spielt. Dann zahlst du für Möglichkeiten, die niemand anfasst. Wie so eine Einführung konkret abläuft, habe ich in meinem HubSpot-Ratgeber beschrieben.

Pipedrive: das schlanke Vertriebs-CRM

Pipedrive macht eine Sache und die gut: Deals durch eine Pipeline schieben. Die Oberfläche ist um genau diese Aufgabe herum gebaut. Du siehst deine Deals als Karten in Spalten, ziehst sie von Stufe zu Stufe, und jeder im Team versteht das Prinzip in fünf Minuten. Genau deshalb wird tatsächlich damit gearbeitet, statt dass das CRM nach zwei Wochen verwaist.

Eingerichtet ist Pipedrive in Stunden, nicht in Wochen. Für ein junges Vertriebsteam, das gestern hätte anfangen wollen, ist das ein echtes Argument.

Nimm Pipedrive, wenn dein CRM in erster Linie den Vertrieb organisieren soll und ihr keine große Marketing-Maschine dahinter braucht. Sobald automatisierte Kampagnen, Lead-Scoring oder tiefes Reporting wichtig werden, stößt du an Grenzen und rüstest mit Zusatztools nach. Ab da wird der vermeintlich günstige Preis relativ.

Zoho CRM: am günstigsten, am flexibelsten, am fummeligsten

Zoho CRM bekommst du für einen Bruchteil dessen, was HubSpot in vergleichbarem Umfang kostet. Dahinter steht mit Zoho ein riesiges Ökosystem: Mail, Buchhaltung, Support-Desk, Projektmanagement. Wenn du davon schon Teile nutzt, greifen die Systeme gut ineinander, und das CRM fügt sich ein.

Anpassbar ist Zoho enorm. Du kannst eigene Module bauen, Felder und Automatisierungen nach deinen Prozessen formen und tief ins Detail gehen. Der Preis dafür ist Zeit. Die Oberfläche wirkt an manchen Stellen altbacken, und die volle Stärke zeigt sich erst, wenn jemand das System sauber konfiguriert hat.

Nimm Zoho, wenn das Budget eng ist, du gerne selbst schraubst oder ohnehin im Zoho-Kosmos unterwegs bist. Wenn du dagegen ein Tool willst, das ohne viel Einrichtung sofort rund läuft, wirst du an Zoho öfter seufzen als an den anderen beiden.

Was kostet das Ganze?

Preise ändern sich ständig und hängen an Tarif, Nutzerzahl und Zusatzmodulen. Die folgenden Zahlen sind Richtwerte für die Einstiegs- bis mittleren Tarife, gerechnet pro Nutzer und Monat. Sie sollen die Größenordnung zeigen, keine exakte Angebotskalkulation.

Auf der Einstiegsebene nehmen sich die drei also wenig. Der Unterschied liegt woanders. Bei Pipedrive und Zoho bleibt der Preis über die Nutzerzahl berechenbar. Bei HubSpot ist der Einstieg günstig, aber sobald du Marketing-Automation, mehr Reporting oder Service dazunimmst, landest du in den Professional-Tarifen, und dort wird es deutlich teurer. Das ist kein Nachteil an sich. Du zahlst für Funktionsumfang. Es heißt nur: Rechne nicht mit dem Starter-Preis, wenn du eigentlich Professional-Funktionen willst.

Welches CRM für wen

Auf drei Sätze eingedampft: Pipedrive, wenn dein CRM den Vertrieb ordnen soll und dein Team schnell arbeiten will, ohne sich durch ein großes System zu wühlen. HubSpot, wenn Marketing, Vertrieb und Service zusammenwachsen sollen und du bereit bist, für den Ausbau später mehr zu zahlen. Zoho, wenn das Budget zählt oder du ohnehin schon Zoho nutzt und die Einarbeitung nicht scheust.

Und wenn du dir unsicher bist?

Die drei Tools nehmen sich weniger, als die Marketing-Seiten glauben machen. Entscheidend ist, dass das CRM zu deinen Prozessen passt und sauber eingerichtet wird. Ich arbeite überwiegend mit HubSpot, sage dir aber ehrlich, wenn Pipedrive oder Zoho für deinen Fall die klügere Wahl sind. Genau diese Einordnung mache ich in der CRM-Beratung.

Wenn du deine Tools stärker automatisieren willst, statt nur Kontakte zu speichern, lohnt auch ein Blick auf den Vergleich der Automationstools in meinem Artikel zu n8n, Zapier und Make.

→ Lass uns in 15 Minuten klären, welches CRM zu dir passt

Geschrieben von Joshua Kresse. Ich baue CRM- und Automatisierungslösungen für B2B-Unternehmen, meistens mit HubSpot, manchmal bewusst ohne.