n8n vs. Zapier vs. Make: Welches Automationstool passt zu dir?

Wenn du dich gerade fragst, ob du Zapier, Make oder n8n für deine Automatisierungen nutzen sollst: Ich habe mit allen drei gearbeitet, setze aber seit über zwei Jahren fast ausschließlich n8n ein. In diesem Artikel erkläre ich, warum.

Kurz vorab: Ich bin kein neutraler Beobachter. Ich baue bei Pipewave Automatisierungen für B2B-Unternehmen, und n8n ist dabei mein Hauptwerkzeug. Trotzdem versuche ich hier fair zu sein. Zapier und Make haben ihre Daseinsberechtigung. Aber für die Projekte, die ich mache, kommt an n8n nichts ran.

Worum es bei der Entscheidung wirklich geht

Die meisten Vergleichsartikel listen Features auf und machen Häkchen in Tabellen. Das hilft wenig, weil alle drei Tools im Kern das Gleiche tun: Sie verbinden Software A mit Software B und führen dazwischen Logik aus.

Der Unterschied liegt woanders. Drei Fragen entscheiden:

Wie viel Kontrolle brauchst du über deine Daten? Zapier und Make sind Cloud-only. Deine Workflow-Daten, API-Keys und Kundendaten laufen über deren Server in den USA. Für viele Teams kein Problem. Für ein B2B-Unternehmen, das Kundendaten automatisiert verarbeitet und in der EU sitzt, schon. n8n kannst du self-hosten. Auf einem 7€-VPS in Frankfurt. Deine Daten verlassen deine Infrastruktur nicht.

Wie komplex werden deine Workflows? Zapier ist gebaut für "Wenn X passiert, mache Y". Trigger, ein paar Schritte, fertig. Das funktioniert super für einfache Sachen: Neuer Lead in HubSpot → Slack-Nachricht. Sobald du Schleifen brauchst, Daten transformieren willst, auf Fehler reagieren oder mehrere Branches parallel laufen lassen musst, stößt du an Grenzen. Make kann da mehr, hat aber eine eigene Lernkurve. n8n gibt dir einfach ein Code-Node: JavaScript oder Python, du schreibst was du willst.

Was passiert mit den Kosten, wenn du skalierst? Hier wird es richtig interessant.

Kosten: Wo Zapier und Make teuer werden

Zapier rechnet nach "Tasks". Jede Aktion in einem Workflow ist ein Task. Ein Workflow mit 5 Schritten, der 100 Mal am Tag läuft, verbraucht 500 Tasks pro Tag. Das sind 15.000 im Monat.

Zapiers Starter-Plan gibt dir 750 Tasks für 19,99 $/Monat. Für 15.000 Tasks zahlst du schon den Professional-Plan: 49,99 $ für 2.000 Tasks, also... reicht nicht mal. Du landest schnell bei 100$+ pro Monat.

Make rechnet ähnlich, nennt es "Operations" statt Tasks. Etwas günstiger als Zapier, aber das gleiche Prinzip: Je mehr Workflows laufen, desto mehr zahlst du.

n8n self-hosted kostet: den Server. Bei mir ist das ein Hetzner VPS für 7 € im Monat. Darauf laufen alle Workflows, egal wie viele. Egal wie oft. Keine Task-Limits, keine Operations-Limits.

Zur Einordnung: In einem Kundenprojekt habe ich 15+ Workflows laufen, die bei jedem CRM-Event feuern. Dutzende Executions am Tag. Bei Zapier wäre ich bei mehreren hundert Dollar im Monat. Bei n8n: 7 €.

(Ja, n8n hat auch eine Cloud-Version mit ähnlichem Pricing wie Zapier. Ich rede hier bewusst von Self-Hosting, weil ich das empfehle.)

Custom Code: Der eigentliche Gamechanger

Wenn du nur vorgefertigte Integrationen brauchst, sind alle drei Tools okay. Der Unterschied zeigt sich, sobald du etwas Eigenes bauen musst.

Bei Zapier kannst du seit einer Weile "Code by Zapier" nutzen. Begrenzt auf einzelne Schritte, kein dauerhafter State, eingeschränkte Libraries. Es fühlt sich an wie ein Workaround, nicht wie ein Feature.

Bei Make gibt es ein HTTP-Modul und JSON-Parsing. Flexibler als Zapier, aber du merkst schnell, dass du um das Tool herum arbeitest statt mit dem Tool.

Bei n8n öffnest du ein Code-Node und schreibst JavaScript. Oder Python. Mit Zugriff auf npm-Packages. Du kannst innerhalb eines Workflows Daten beliebig transformieren, externe APIs aufrufen, Error Handling bauen, Loops schreiben. Es fühlt sich an wie Programmieren, weil es Programmieren ist.

Ein konkretes Beispiel: Für einen Kunden extrahiere ich mit OpenAI strukturierte Daten aus E-Mail-Signaturen. Der Prompt geht raus, die Antwort kommt als JSON zurück, ich parse sie, validiere die Felder, prüfe ob der Kontakt schon im CRM existiert, und lege ihn an oder aktualisiere ihn. Das sind 15+ Nodes mit Custom-Logik. In Zapier hätte ich dafür drei verschiedene Workarounds gebraucht oder es aufgegeben.

Die HubSpot-Frage

Weil viele meiner Kunden HubSpot nutzen: Alle drei Tools haben HubSpot-Integrationen. Aber die Tiefe unterscheidet sich.

Zapiers HubSpot-Integration deckt die Standard-Trigger ab: Neuer Kontakt, neuer Deal, Formular-Einsendung. Für 80% der Anwendungsfälle reicht das.

Was ist mit den anderen 20%? Wenn du auf Custom Object Events reagieren willst, Webhook-Subscriptions über eine Private App brauchst, oder Properties dynamisch anhand von Logik setzen willst, brauchst du API-Zugriff. Bei n8n rufst du einfach die HubSpot API direkt auf. Kein Umweg, keine Einschränkung durch vorgefertigte Trigger.

Wo Zapier trotzdem Sinn macht

Zapier ist gut, wenn:

Du ein nicht-technisches Team hast, das selbst Automationen bauen soll. Die Oberfläche ist die einfachste der drei. Kein Code nötig, klare Schritt-für-Schritt-Logik. Für "Neues Formular → E-Mail an Vertrieb → Zeile in Google Sheet" ist Zapier schnell eingerichtet und funktioniert zuverlässig.

Du nur ein paar einfache Workflows brauchst und das Volumen niedrig bleibt. Unter 750 Tasks im Monat ist Zapier mit ~20 $/Monat fair bepreist.

Du viele Nischen-Apps verbinden willst. Zapier hat die meisten vorgefertigten Integrationen. Wenn du ein obskures Tool nutzt, hat Zapier wahrscheinlich einen Connector dafür.

Wo Make seinen Platz hat

Make sitzt dazwischen. Visueller als Zapier (Workflows sehen aus wie Flowcharts), flexibler bei Daten-Transformationen, günstiger pro Operation. Für Teams, die mehr als Zapier brauchen, sich aber vor Self-Hosting scheuen, ist Make eine solide Option.

Warum ich n8n empfehle

Für meine Kunden empfehle ich fast immer n8n. Die Gründe:

Kosten. Ein VPS für 7 € im Monat. Keine Task-Limits. Bei einem Kunden spare ich damit über 10.000 € im Jahr gegenüber HubSpot Professional Workflows. Das habe ich in einer Case Study dokumentiert.

Datenkontrolle. Self-hosted in der EU. Kein Drittanbieter sieht die Daten. Für B2B-Kunden mit DSGVO-Anforderungen ist das oft ein K.O.-Kriterium.

Flexibilität. Custom Code, HTTP-Requests, Error Handling, Sub-Workflows. Wenn ein Kunde sagt "Können wir auch noch X einbauen?", ist die Antwort fast immer ja.

Keine künstlichen Limits. Keine Drosselung, keine Rate Limits durch das Tool selbst. (Die APIs, die du aufrufst, haben natürlich ihre eigenen Limits.)

Der Nachteil: Du brauchst jemanden, der n8n aufsetzen, warten und Workflows bauen kann. Es ist kein Tool, das ein Marketing-Manager an einem Nachmittag lernt. Aber dafür gibt es Leute wie mich.

Die ehrliche Zusammenfassung

	Zapier	Make	n8n (self-hosted)
Einstiegshürde	Niedrig	Mittel	Hoch
Kosten bei Scale	Hoch	Mittel	Sehr niedrig
Custom Code	Eingeschränkt	Begrenzt	Voll (JS/Python)
Self-hosting	Nein	Nein	Ja
DSGVO / Datenkontrolle	Schwierig	Schwierig	Voll
HubSpot-Tiefe	Standard-Trigger	Standard-Trigger	Volle API

Wenn du ein kleines Team bist, einfache Automationen brauchst und niemanden hast, der technisch einsteigen kann: Nimm Zapier. Es funktioniert und ist schnell eingerichtet.

Wenn du mehr Flexibilität willst, aber kein Self-Hosting: Schau dir Make an.

Wenn du ernsthaft automatisieren willst, Kontrolle über deine Daten brauchst und bereit bist, etwas mehr Setup-Aufwand zu investieren: Nimm n8n.

Und wenn du keinen Bock hast, das selbst aufzusetzen, aber die Vorteile willst: Dafür gibt es Pipewave.

→ Lass uns in 15 Minuten klären, welches Setup zu dir passt

Geschrieben von Joshua Kresse. Ich baue Automatisierungen mit n8n für B2B-Unternehmen, die mehr wollen als Zapier hergibt.