n8n vs. Zapier vs. Make: Welches Automationstool passt zu dir?

Zapier, Make oder n8n? Die kurze Antwort hängt an drei Dingen: wie technisch dein Team ist, wie viele Workflows du laufen lässt und wie streng deine Datenschutz-Anforderungen sind.

Hast du ein kleines, nicht-technisches Team und brauchst nur ein paar einfache Automationen, nimm Zapier. Willst du mehr Flexibilität, aber keinen eigenen Server betreiben, ist Make die bessere Wahl. Und wenn du viele Workflows fährst, Kundendaten in der EU halten musst oder eigene Logik brauchst, führt kaum ein Weg an n8n vorbei.

So weit die Kurzfassung. Jetzt der ehrliche Teil: Ich bin kein neutraler Beobachter. Ich baue bei Pipewave Automatisierungen für B2B-Unternehmen und setze seit über zwei Jahren fast ausschließlich n8n ein. Trotzdem sehe ich, wo Zapier und Make die bessere Wahl sind. Genau das ordne ich hier nach Anwendungsfall ein.

Die Kurzfassung: Welches Tool für wen?

Deine Situation	Empfehlung
Kleines Team, kein Technik-Know-how, wenige Workflows	Zapier
Mehr Flexibilität gewünscht, aber kein eigener Server	Make
Viele Workflows, DSGVO-Anforderungen, eigene Logik	n8n (self-hosted)
Viele Executions, Kosten sollen bei Wachstum nicht explodieren	n8n (self-hosted)

Der Grund, warum die Wahl nicht an den Features hängt: Im Kern tun alle drei Tools das Gleiche. Sie verbinden Software A mit Software B und führen dazwischen Logik aus. Feature-Häkchen in Tabellen helfen deshalb wenig. Was zählt, ist dein Anwendungsfall. Gehen wir sie durch.

Für kleine, nicht-technische Teams: Zapier

Zapier hat die einfachste Oberfläche der drei. Kein Code nötig, klare Schritt-für-Schritt-Logik. Für "Neues Formular → E-Mail an Vertrieb → Zeile in Google Sheet" ist es in Minuten eingerichtet und läuft zuverlässig.

Zapier lohnt sich, wenn:

Dein Team selbst Automationen bauen soll, ohne zu programmieren. Die Oberfläche ist gebaut für "Wenn X passiert, mache Y": Trigger, ein paar Schritte, fertig.

Das Volumen niedrig bleibt. Unter 750 Tasks im Monat ist Zapier mit rund 20 $ fair bepreist.

Du viele Nischen-Apps verbinden willst. Zapier hat die meisten vorgefertigten Integrationen. Nutzt du ein obskures Tool, hat Zapier wahrscheinlich einen Connector dafür.

Die Grenze zeigt sich an zwei Stellen: sobald deine Workflows komplexer werden (Schleifen, Daten transformieren, Fehler abfangen, parallele Branches) und sobald das Volumen steigt. Beim Skalieren wird Zapier schnell teuer, dazu unten mehr.

Für mehr Flexibilität ohne eigenen Server: Make

Make sitzt zwischen Zapier und n8n. Die Workflows sehen aus wie Flowcharts, Daten-Transformationen sind flexibler als bei Zapier, und pro Operation ist es günstiger. Es gibt ein HTTP-Modul und JSON-Parsing, mit denen du weiter kommst als mit "Code by Zapier". Trotzdem merkst du irgendwann, dass du um das Tool herum arbeitest statt mit ihm.

Make rechnet nach "Operations" statt Tasks, sonst gilt dasselbe Prinzip wie bei Zapier: Je mehr Workflows laufen, desto mehr zahlst du. Für Teams, die mehr als Zapier brauchen, sich aber vor Self-Hosting scheuen, ist Make eine solide Wahl.

Für viele Workflows und volle Datenkontrolle: n8n

Hier liegt der Fall, für den ich bei Pipewave fast immer baue. Drei Dinge sprechen für n8n, sobald es ernst wird.

Datenkontrolle. n8n kannst du self-hosten. Bei mir läuft es auf einem Hetzner-VPS für 7 € im Monat, in Frankfurt. Deine Workflow-Daten, API-Keys und Kundendaten verlassen deine Infrastruktur nicht. Zapier und Make sind Cloud-only, deine Daten laufen über deren Server in den USA. Für ein B2B-Unternehmen in der EU, das Kundendaten automatisiert verarbeitet, ist Self-Hosting oft ein K.-o.-Kriterium gegen die Cloud-Tools.

Custom Code. Bei n8n öffnest du ein Code-Node und schreibst JavaScript. Oder Python. Mit Zugriff auf npm-Packages. Du kannst Daten beliebig transformieren, externe APIs aufrufen, Error Handling bauen, Loops schreiben. Bei Zapier gibt es "Code by Zapier", begrenzt auf einzelne Schritte, ohne dauerhaften State. Bei Make kommst du mit HTTP-Modul und JSON weiter, arbeitest aber um das Tool herum. In n8n fühlt es sich an wie Programmieren, weil es Programmieren ist.

Ein konkretes Beispiel: Für einen Kunden extrahiere ich mit OpenAI strukturierte Daten aus E-Mail-Signaturen. Der Prompt geht raus, die Antwort kommt als JSON zurück, ich parse sie, validiere die Felder, prüfe ob der Kontakt schon im CRM existiert, und lege ihn an oder aktualisiere ihn. Das sind 15+ Nodes mit Custom-Logik. In Zapier hätte ich dafür drei verschiedene Workarounds gebraucht oder es aufgegeben.

Keine künstlichen Limits. Keine Task-Limits, keine Operations-Limits, keine Drosselung durch das Tool selbst. Wenn ein Kunde fragt "Können wir auch noch X einbauen?", ist die Antwort fast immer ja.

Der Nachteil: Du brauchst jemanden, der n8n aufsetzen, warten und Workflows bauen kann. Es ist kein Tool, das ein Marketing-Manager an einem Nachmittag lernt. Aber dafür gibt es Leute wie mich.

(Ja, n8n hat auch eine Cloud-Version mit ähnlichem Pricing wie Zapier. Ich rede hier bewusst von Self-Hosting, weil ich das empfehle.)

Kosten: Wo Zapier und Make bei Scale teuer werden

Das ist der Punkt, an dem sich die Tools am deutlichsten trennen. Ein Rechenbeispiel aus der Praxis.

Zapier rechnet nach "Tasks". Jede Aktion in einem Workflow ist ein Task. Ein Workflow mit 5 Schritten, der 100 Mal am Tag läuft, verbraucht 500 Tasks pro Tag. Das sind 15.000 im Monat.

Zapiers Starter-Plan gibt dir 750 Tasks für 19,99 $/Monat. Für 15.000 Tasks bist du längst im Professional-Plan: 49,99 $ für 2.000 Tasks, also reicht das nicht mal. Du landest schnell bei 100 $+ pro Monat. Make ist mit seinen Operations etwas günstiger, folgt aber demselben Muster.

n8n self-hosted kostet den Server. Bei mir ist das der Hetzner-VPS für 7 € im Monat. Darauf laufen alle Workflows, egal wie viele, egal wie oft.

Zur Einordnung: In einem Kundenprojekt habe ich 15+ Workflows laufen, die bei jedem CRM-Event feuern. Dutzende Executions am Tag. Bei Zapier wäre ich bei mehreren hundert Dollar im Monat. Bei n8n zahle ich 7 €. Über ein Jahr spare ich bei diesem Kunden über 10.000 € gegenüber HubSpot Professional Workflows, dokumentiert in einer Case Study. Wenn du wissen willst, wie so ein Setup konkret aussieht: Ich baue solche Workflow-Automatisierungen als Kernleistung.

Die HubSpot-Frage

Weil viele meiner Kunden HubSpot nutzen: Alle drei Tools haben HubSpot-Integrationen. Aber die Tiefe unterscheidet sich.

Zapiers HubSpot-Integration deckt die Standard-Trigger ab: neuer Kontakt, neuer Deal, Formular-Einsendung. Für rund 80 % der Anwendungsfälle reicht das.

Was ist mit den anderen 20 %? Wenn du auf Custom Object Events reagieren willst, Webhook-Subscriptions über eine Private App brauchst oder Properties dynamisch anhand von Logik setzen willst, brauchst du API-Zugriff. Bei n8n rufst du die HubSpot API einfach direkt auf. Kein Umweg, keine Einschränkung durch vorgefertigte Trigger.

Der ehrliche Vergleich im Überblick

	Zapier	Make	n8n (self-hosted)
Einstiegshürde	Niedrig	Mittel	Hoch
Kosten bei Scale	Hoch	Mittel	Sehr niedrig
Custom Code	Eingeschränkt	Begrenzt	Voll (JS/Python)
Self-hosting	Nein	Nein	Ja
DSGVO / Datenkontrolle	Schwierig	Schwierig	Voll
HubSpot-Tiefe	Standard-Trigger	Standard-Trigger	Volle API

Nochmal auf den Punkt: Kleines Team ohne Technik-Ressourcen und einfache Automationen? Zapier. Mehr Flexibilität, aber kein Self-Hosting? Make. Ernsthaft automatisieren, Kontrolle über die Daten, bereit für etwas mehr Setup-Aufwand? n8n.

Und wenn du keinen Bock hast, das selbst aufzusetzen, aber die Vorteile willst: Dafür gibt es Pipewave.

→ Lass uns in 15 Minuten klären, welches Setup zu dir passt

Geschrieben von Joshua Kresse. Ich baue Automatisierungen mit n8n für B2B-Unternehmen, die mehr wollen als Zapier hergibt.