HubSpot Workflows
ohne Professional-Lizenz
Wie wir mit n8n eine vollwertige Workflow-Automation für HubSpot aufgebaut haben – für 99 % weniger Kosten als die Professional-Lizenz.
890 €/Monat. Für Workflows, die 7 € kosten könnten.
Ein mittelständisches B2B-Unternehmen mit ~50 Mitarbeitern nutzte HubSpot Free CRM. Das Team war zufrieden mit den Basisfunktionen – aber bei der täglichen Arbeit fielen immer mehr repetitive Aufgaben an, die manuell erledigt werden mussten.
Pro neuem Kontakt oder Deal: 5–10 Minuten manuelle Datenpflege. Telefonnummern formatieren, Anreden setzen, Properties synchronisieren, Deal-IDs zuordnen, berechnete Felder befüllen. Die offensichtliche Lösung: HubSpot Workflows. Das Problem: Die gibt es erst ab der Professional-Lizenz.
Die Kosten-Falle HubSpot Professional
Workflows sind in HubSpot erst ab dem Sales Hub Professional verfügbar. Für ein Unternehmen, das nur Workflow-Automation braucht – nicht Sequences, Forecasting oder andere Premium-Features – sieht die Rechnung so aus:
Wirtschaftlich nicht vertretbar – nur für Workflow-Automation.
n8n als externe Workflow-Engine
Statt HubSpot Professional zu kaufen, haben wir eine externe Workflow-Lösung mit n8n aufgebaut – einer Open-Source Automationsplattform, die sich nahtlos mit HubSpot verbindet. Das Prinzip: HubSpot sendet Events per Webhook, n8n empfängt und verarbeitet sie.
Die Architektur auf einen Blick
Ein zentraler Routing-Workflow verteilt Events an spezialisierte Sub-Workflows.
Was automatisiert wird
Jedes HubSpot-Event wird per Webhook an n8n gesendet und dort von spezialisierten Sub-Workflows verarbeitet. Hier ein Auszug:
Telefonnummer-Formatierung
Alle Telefonnummern werden automatisch ins einheitliche internationale Format normalisiert – egal wie sie eingegeben wurden.
KI-gestützte Anrede
OpenAI erkennt das Geschlecht anhand des Vornamens und setzt automatisch die korrekte Anrede im CRM – auch bei internationalen Namen.
Property-Synchronisation
Bidirektionale Synchronisation zwischen Unternehmens- und Kontakt-Properties. Ändert sich ein Wert, wird der andere automatisch aktualisiert.
Deal-ID Handling
Neue Deals erhalten automatisch ihre ID im Namen – für schnelle Referenzierung in Meetings und E-Mails.
Berechnete Felder
Deal-Priorität, Lead-Score und andere berechnete Werte werden automatisch aus bestehenden Properties abgeleitet und aktualisiert.
...und viele weitere
Die Routing-Architektur macht es einfach, neue Automatisierungen hinzuzufügen. Das System wächst mit den Anforderungen.
Der Tech-Stack im Überblick
Open-Source Automationsplattform – self-hosted auf eigenem V-Server. Orchestriert alle Workflows mit 15+ Event-Routing und Sub-Workflow-Architektur.
Custom Private App mit Webhooks für alle relevanten CRM-Events. Funktioniert bereits mit HubSpot Free – keine Professional-Lizenz nötig.
Geschlechtserkennung für automatische Anreden und intelligente Datenverarbeitung. EU-Endpoint mit Zero Data Retention.
Günstiger Virtual Server für 7 €/Monat. Volle Kontrolle über Daten und Verfügbarkeit – keine Abhängigkeit von Drittanbietern.
Vorher vs. Nachher
HubSpot Professional – 890 €/Monat
- ~11.180 € im ersten Jahr
- 1.500 € verpflichtendes Onboarding
- Begrenzte API-Calls und Rate Limits
- Custom Code nur mit Operations Hub (800 €/Monat extra)
- Vendor Lock-in bei HubSpot-Ökosystem
n8n Self-Hosted – 7 €/Monat
- ~84 € Betriebskosten pro Jahr
- Einmalige Setup-Fee, kein Onboarding-Zwang
- Unbegrenzte API-Calls ohne Rate Limits
- Native JavaScript/Python für beliebige Logik
- Offene Plattform – jedes Tool integrierbar
Nicht nur günstiger. Auch flexibler.
Die n8n-Lösung bietet Funktionen, die selbst in HubSpot Professional limitiert oder gar nicht verfügbar sind:
Custom Code ohne Aufpreis
Native JavaScript- und Python-Nodes für beliebig komplexe Logik. In HubSpot würde das den Operations Hub Professional für 800 €/Monat erfordern.
Unbegrenzte API-Calls
Keine Rate Limits, keine Drosselung. Jedes Event wird sofort verarbeitet – unabhängig vom Volumen.
Direkte KI-Integration
OpenAI und andere LLMs direkt im Workflow nutzen – ohne Umwege über den HubSpot App-Marktplatz oder Drittanbieter.
Beliebige externe APIs
Jedes System mit einer API lässt sich direkt einbinden. Keine Beschränkung auf HubSpot-kompatible Apps.
Fazit: Die n8n-Lösung ist nicht nur 99 % günstiger – sie bietet gleichzeitig mehr Flexibilität, keine künstlichen Limitierungen und volle Kontrolle über die eigene Infrastruktur. Neue Workflows lassen sich jederzeit hinzufügen, ohne dass die Kosten steigen.
Für wen eignet sich diese Lösung?
Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die HubSpot Free oder Starter nutzen und Workflow-Automation brauchen – ohne auf Professional upgraden zu wollen.
HubSpot Free/Starter-Nutzer
Die Workflow-Automation brauchen, aber die Professional-Lizenz nicht rechtfertigen können.
Mittelständische B2B-Unternehmen
Die kosteneffiziente Automatisierung suchen, ohne sich an teure Lizenzen zu binden.
Teams mit hohem manuellem CRM-Aufwand
Die täglich Zeit mit Datenpflege verbringen, die automatisiert werden könnte.
Unternehmen mit individuellen Anforderungen
Die Custom-Logik, externe APIs oder KI-Integration brauchen – Dinge, die HubSpot nativ nicht bietet.
Fragen & Antworten
Ja – mit einer externen Workflow-Engine wie n8n. HubSpot Free und Starter bieten Webhooks über Private Apps, die als Event-Trigger für n8n dienen. So lässt sich vollwertige Workflow-Automation realisieren, ohne die Professional-Lizenz für 890 €/Monat kaufen zu müssen.
Die n8n Self-Hosted Lösung kostet ca. 7 €/Monat für den V-Server, also rund 84 € pro Jahr. HubSpot Sales Hub Professional kostet mindestens 890 €/Monat plus 1.500 € einmaliges Onboarding – das sind ~11.180 € im ersten Jahr. Die Ersparnis liegt bei über 99 %.
Grundsätzlich alles, was auch HubSpot Workflows können – und mehr. Typische Anwendungen: Telefonnummern-Formatierung, automatische Anreden per KI, Property-Synchronisation, berechnete Felder, Deal-Handling und Event-basierte Benachrichtigungen. Da n8n Custom Code und externe APIs unterstützt, sind auch Logiken möglich, die HubSpot nativ nicht bietet.
Ja. n8n läuft als Self-Hosted Instanz auf einem dedizierten Server und verarbeitet Webhooks in Echtzeit. Die zentrale Routing-Architektur mit spezialisierten Sub-Workflows sorgt für klare Fehlerbehandlung. Bei Bedarf lassen sich Retry-Mechanismen und Monitoring einbauen.
Die komplette Lösung – inklusive HubSpot Private App, n8n-Setup, Routing-Logik und der ersten Workflows – wurde in nur 2 Tagen implementiert. Weitere Workflows lassen sich durch die bestehende Routing-Architektur schnell hinzufügen.
Das Prinzip lässt sich auf jedes CRM übertragen, das Webhooks oder eine API bietet. n8n hat native Konnektoren für Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und viele weitere Systeme. Die Routing-Architektur ist CRM-agnostisch.
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