HubSpot-Partner finden: Solutions Partner, Agentur oder Freelancer?

Wer HubSpot einführen will und dafür jemanden sucht, stößt schnell auf drei Wege, die sich auf den ersten Blick kaum unterscheiden: den offiziellen Solutions Partner aus dem HubSpot-Verzeichnis, die Agentur mit CRM-Abteilung und den einzelnen Freelancer. Alle drei versprechen im Kern dasselbe. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn man weiß, was hinter den Bezeichnungen steckt und was davon für dein Projekt wirklich zählt.

Ich baue selbst HubSpot-Setups, und zwar als Freelancer. Das heißt aber nicht, dass das für jeden die richtige Wahl ist. Ich versuche hier, die drei Optionen so zu beschreiben, wie ich sie einem Bekannten erklären würde, der gerade vor der Entscheidung steht. Inklusive der Fälle, in denen ich selbst nicht der passende Umsetzer wäre.

Was "Solutions Partner" eigentlich bedeutet

Der Begriff klingt nach Qualitätssiegel, und genau da liegt das erste Missverständnis. Ein HubSpot Solutions Partner ist ein Unternehmen, das im offiziellen Partnerprogramm gelistet ist. Man findet diese Firmen im HubSpot Solutions Directory, oft mit einer Stufe daneben: Gold, Platinum, Diamond, Elite.

Diese Stufen messen aber nicht in erster Linie, wie gut jemand implementiert. Sie hängen vor allem am Lizenzvolumen, das ein Partner über HubSpot verkauft und verwaltet. Wer viele Kunden auf zahlungspflichtige HubSpot-Pläne bringt, steigt im Rang. Das sagt etwas über die Größe und den Umsatz des Partners aus, aber wenig darüber, ob dein Vertriebsprozess am Ende sauber im System abgebildet ist.

Das ist kein Argument gegen Solutions Partner. Viele von ihnen sind ausgezeichnet. Es ist ein Argument gegen die Annahme, ein Diamond-Badge sei automatisch besser für dein konkretes Projekt als eine kleinere Firma oder eine einzelne Person ohne Programm-Stufe. Der Status beantwortet die Frage "wie viel HubSpot verkauft dieser Partner", nicht die Frage "versteht diese Person mein Geschäft".

Ein praktischer Nebeneffekt des Partnerstatus: Manche Partner können HubSpot-Lizenzen mitverwalten oder in seltenen Fällen vergünstigt anbieten. Wenn du ohnehin einen großen Lizenzblock kaufst, kann das eine Rolle spielen. Für ein Standard-Setup mit einer Handvoll Nutzern ist es meist zweitrangig.

Agentur, Freelancer oder beides zugleich

Solutions Partner und die Frage Agentur gegen Freelancer sind zwei verschiedene Achsen, die oft durcheinandergehen. Eine Agentur kann Solutions Partner sein. Ein Freelancer kann es theoretisch auch, arbeitet aber häufig ohne diesen Status, weil das Programm auf Firmen mit Lizenzumsatz zugeschnitten ist. Sortieren wir die beiden praktischen Optionen also getrennt.

Die Agentur bringt ein Team mit. Das ist ihr größter Vorteil und ihre größte Reibungsfläche zugleich. Du bekommst verschiedene Rollen aus einer Hand: jemanden für die CRM-Architektur, jemanden für Marketing-Automation, oft noch Design und Reporting dazu. Für ein großes Rollout über mehrere Abteilungen, mit paralleler Arbeit an Sales Hub, Marketing Hub und vielleicht Service Hub, ist das die naheliegende Wahl. Der Preis dafür ist Struktur: Projektleitung, feste Prozesse, meist höhere Tagessätze und einen Account Manager zwischen dir und den Leuten, die tatsächlich bauen.

Der Freelancer ist die Person, die baut, und die Person, mit der du sprichst. Es gibt keine Schicht dazwischen. Das macht die Zusammenarbeit direkt und meist schneller in den Abstimmungen, und die Kosten liegen in der Regel niedriger, weil kein Agentur-Overhead mitfinanziert wird. Die Grenze ist die Kapazität. Ein Einzelner kann kein fünfköpfiges Projekt in drei Wochen stemmen und deckt selten alle Spezialdisziplinen gleich tief ab. Wer einen fokussierten CRM- und Vertriebs-Setup mit sauberer Pipeline und den wichtigen Automatisierungen braucht, ist hier oft besser aufgehoben als bei einer Agentur, die für so ein Projekt überdimensioniert wäre.

Woran du einen guten Umsetzer erkennst

Der Status im Verzeichnis hilft dir hier wenig. Was hilft, sind die Antworten auf ein paar konkrete Fragen. Ich würde bei jedem Kandidaten, egal ob Agentur, Freelancer oder Diamond-Partner, dasselbe abklopfen.

Frag als Erstes nach einem echten Beispiel. Nicht nach einer Referenzliste mit Logos, sondern nach einem Projekt, das dem deinen ähnelt: Was war die Ausgangslage, was wurde gebaut, was war schwierig. Wer nur über Features und HubSpot-Zertifikate spricht, aber kein konkretes Projekt sauber erzählen kann, hat entweder wenig gemacht oder denkt nicht in deinen Prozessen.

Achte darauf, ob dir jemand zuerst Fragen stellt oder zuerst eine Lösung verkauft. Ein guter Umsetzer will wissen, wie dein Vertrieb heute arbeitet, bevor er sagt, wie HubSpot bei dir aussehen soll. Wenn im ersten Gespräch schon das fertige Setup steht, ohne dass jemand deine Datenlage oder deinen Ablauf kennt, ist das ein Warnsignal.

Frag, was nach dem Go-Live passiert. Ein Setup ist keine einmalige Sache, die mit der Übergabe endet. In den ersten Wochen tauchen Sonderfälle auf, es kommen Fragen aus dem Team, kleine Dinge müssen nachgezogen werden. Wer diese Phase mit einplant, hat schon öfter live geschaltet. Wer das Projekt mit dem Go-Live für beendet erklärt, überlässt dir die Reifung allein.

Und frag konkret, wer baut. Bei einer Agentur ist die Person im Verkaufsgespräch selten die, die später an deinem Portal arbeitet. Das ist nicht per se schlecht, aber du solltest wissen, mit wem du es im Projekt zu tun hast und wie erfahren diese Person ist. Beim Freelancer erübrigt sich die Frage, weil Verkäufer und Umsetzer dieselbe Person sind.

Welche Variante zu welchem Projekt passt

Grob lässt es sich am Umfang festmachen. Geht es um eine unternehmensweite Einführung über mehrere Teams, mit Marketing-Kampagnen, Kundenservice und Vertrieb gleichzeitig, spricht viel für eine Agentur oder einen größeren Solutions Partner, der die Breite personell abdeckt. Da ist die zusätzliche Struktur ihr Geld wert.

Geht es dagegen darum, den Vertrieb sauber in HubSpot abzubilden, eine funktionierende Pipeline aufzusetzen, Daten aus einem Alt-CRM zu übernehmen und die entscheidenden Prozesse zu automatisieren, dann ist ein erfahrener Freelancer meist die effizientere Wahl. Kürzere Wege, niedrigere Kosten, eine Ansprechperson, die dein Setup vom ersten bis zum letzten Feld kennt. Wie so eine Einführung Schritt für Schritt abläuft, habe ich in einem eigenen Beitrag beschrieben: Wie läuft eine HubSpot-Implementierung ab.

Es gibt einen dritten Fall, der oft übersehen wird: Du hast schon HubSpot, aber das Setup ist unübersichtlich geworden, die Daten sind unsauber, niemand traut den Auswertungen. Das ist keine Neueinführung, sondern eine Aufräum- und Beratungsaufgabe. Dafür brauchst du niemanden, der ein großes Projektteam mobilisiert, sondern jemanden, der sich in dein bestehendes Portal einarbeitet und gezielt repariert. Wie ich an so etwas herangehe, steht auf der Seite zur CRM- und HubSpot-Beratung.

Wo ich stehe, und wann ich abrate

Damit das hier kein verkappter Werbetext ist: Ich arbeite als Freelancer, nicht als Agentur, und bin kein gelisteter Solutions Partner. Für die Projekte, die ich mache, ist das ein Vorteil, weil du direkt mit der Person sprichst, die baut, und keinen Overhead mitbezahlst. Für andere Projekte ist es der falsche Zuschnitt.

Wenn du eine parallele Einführung über fünf Abteilungen mit festem Deadline planst, bin ich nicht der Richtige, und dann sage ich dir das auch. In solchen Fällen ist eine Agentur die bessere Antwort, und ich verweise dich lieber weiter, als ein Projekt anzunehmen, das ich allein nicht in der nötigen Zeit stemme. Für einen fokussierten HubSpot-Setup rund um Vertrieb und CRM dagegen bist du bei einem Freelancer wie mir oft genau richtig.

Wie ich HubSpot grundsätzlich aufsetze, steht auf der Seite zur HubSpot-Implementierung. Wenn du unsicher bist, welche der drei Varianten zu deinem Vorhaben passt, schreib mir kurz, wo du stehst und was du erreichen willst. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung über das Kontaktformular – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet, dass eine Agentur besser zu dir passt.

Geschrieben von Joshua Kresse. Ich richte bei Pipewave HubSpot ein und automatisiere Vertriebs- und CRM-Prozesse auf Basis von HubSpot und n8n.