Dein CRM macht nicht, was es soll? Finden wir raus, warum.
Ein CRM-Audit ist eine strukturierte Durchsicht deines bestehenden Systems. Am Ende weißt du, wo die echten Probleme liegen, was sie kosten und in welcher Reihenfolge du sie angehst. Ohne dass dir jemand vorher schon ein großes Projekt verkauft.
Was ein CRM-Audit eigentlich ist
Ein Audit ist erst mal nichts anderes als ein gründlicher Blick von außen auf dein CRM. Jemand, der das System nicht jeden Tag benutzt und deshalb auch sieht, was im Alltag längst zur Gewohnheit geworden ist. Ich schaue mir an, wie dein CRM aufgebaut ist, wie die Daten darin aussehen und ob das, was eingerichtet wurde, noch zu der Art passt, wie ihr heute arbeitet.
Der Unterschied zur normalen Beratung: Beim Audit baue ich noch nichts. Ich bewerte den Ist-Zustand und schreibe auf, was ich finde. Das gibt dir eine Grundlage, um zu entscheiden, ob ein paar gezielte Korrekturen reichen oder ob mehr nötig ist. Wenn aus dem Audit echte Umbauten werden, ist das die CRM-Beratung, die danach ansetzt. Aber das ist dann deine Entscheidung, nicht meine Voraussetzung.
Was ich mir beim Audit anschaue
Nicht jeder Bereich ist bei jedem CRM ein Problem. Diese sechs gehe ich aber bei jedem Audit durch, weil sich hier die meisten stillen Baustellen sammeln.
Datenqualität
Dubletten, leere Pflichtfelder, widersprüchliche Einträge. Ich schaue, wie verlässlich deine Daten überhaupt sind, bevor jemand darauf Entscheidungen aufbaut.
Datenmodell und Properties
Welche Felder gibt es, welche werden wirklich gepflegt, welche sind doppelt oder tot. Oft ist das CRM über Jahre gewachsen und keiner hat aufgeräumt.
Pipeline und Deal-Stages
Bilden die Phasen euren echten Vertriebsprozess ab oder ein Wunschbild von vor drei Jahren? Saubere Stages sind die Grundlage für jede brauchbare Auswertung.
Automationen und Workflows
Was läuft, was feuert ins Leere, was widerspricht sich. Alte Workflows, die auf Prozesse reagieren, die es nicht mehr gibt, richten mehr Schaden an als Nutzen.
Reporting
Beantworten die Dashboards die Fragen, die ihr heute stellt? Viele Reports zeigen Zahlen, die schön aussehen, aber niemanden bei einer Entscheidung weiterbringen.
Adoption im Team
Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die reinkommen. Ich schaue, ob das Team das System wirklich nutzt oder daneben weiter in Tabellen arbeitet.
Woran du merkst, dass ein Audit fällig ist
Meistens ist es kein einzelner großer Fehler, sondern ein schleichendes Gefühl, dass das System nicht mehr trägt. Wenn du dich in mehreren dieser Punkte wiederfindest, lohnt sich ein Blick von außen.
- Den Auswertungen aus dem CRM traut im Team niemand mehr so richtig.
- Ihr pflegt dieselben Infos an mehreren Stellen, weil keiner weiß, wo sie eigentlich hingehören.
- Es gibt Workflows und Felder, von denen niemand mehr sagen kann, wofür sie gut sind.
- Das CRM wurde mal eingeführt und seitdem nie wieder grundlegend angefasst, obwohl sich euer Geschäft verändert hat.
- Ihr überlegt, das CRM zu wechseln oder neu aufzusetzen, und wollt vorher wissen, was wirklich kaputt ist und was nur Gewöhnung.
So läuft ein CRM-Audit ab
Der Aufwand auf deiner Seite ist klein. Du gibst Zugang und Kontext, den Rest mache ich.
Zugang und Kurzbriefing
Du gibst mir einen Lesezugang zu deinem CRM und erzählst in 20 Minuten, wie euer Vertrieb arbeitet und was dich am meisten stört. Mehr Vorbereitung brauchst du nicht.
Ich gehe das System durch
Felder, Pipelines, Workflows, Reports und ein Blick in die echten Datensätze. Ich notiere, was sauber läuft, was hakt und was später teuer wird, wenn es so bleibt.
Auswertung und Priorisierung
Du bekommst eine schriftliche Auswertung mit konkreten Befunden, jeweils mit Einschätzung, wie dringend und wie aufwendig die Behebung ist. Keine 40-Seiten-Folienschlacht, sondern eine Liste, mit der man arbeiten kann.
Gespräch
Wir gehen die Punkte gemeinsam durch, du fragst nach, und am Ende ist klar, was ihr selbst anpacken könnt und wo Unterstützung sinnvoll ist.
Was am Ende auf dem Tisch liegt
Du bekommst eine Auswertung, die du auch deinem Team oder deiner Geschäftsführung vorlegen kannst. Jeder Befund steht mit einer kurzen Erklärung dabei: was das Problem ist, warum es eines ist und was es im Alltag konkret kostet. Dazu eine Einordnung, wie dringend und wie aufwendig die Behebung jeweils wäre.
Ein Beispiel, wie so ein Befund aussieht: Zwei verschiedene Felder halten beide eine Telefonnummer, eines davon wird vom Kontaktformular befüllt, das andere von Hand. Die Reports ziehen das falsche. Folge: Die Hälfte der Nummern fehlt in den Listen, mit denen der Vertrieb arbeitet. Aufwand zur Behebung gering, Wirkung hoch. Solche Punkte sind selten spektakulär, kosten in Summe aber jeden Monat Zeit und Vertrauen ins System.
Was du mit der Liste machst, bleibt dir überlassen. Manche arbeiten sie selbst ab, andere geben einen Teil ab. Wenn die Befunde eher in Richtung Schnittstellen und Datenflüsse gehen, ist die CRM-Integration der nächste Schritt. Steht ohnehin ein Neuaufbau an, fängst du am besten bei der HubSpot-Implementierung an.
Häufige Fragen zum CRM-Audit
Erst wissen, was los ist. Dann entscheiden.
Erzähl mir kurz, welches CRM du nutzt und was dich gerade am meisten stört. Im Erstgespräch sage ich dir, ob ein Audit der richtige Einstieg ist und was es bei deinem Setup ungefähr kostet.
- Kostenloses Erstgespräch, ca. 15 Minuten
- Fester Preis vorab, kein offenes Stundenkonto
- Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn die lautet: Lass es erst mal so.