Der Anruf, mit dem es meistens losgeht
Ein Geschäftsführer hat auf einer Messe eine Demo gesehen. Ein Assistent liest Mails, beantwortet sie, trägt alles ins CRM ein. Beeindruckend. Zurück im Büro steht die Frage im Raum: Was machen wir eigentlich mit KI? Im Vertrieb wäre doch bestimmt was möglich. Und im Support sowieso.
An dieser Stelle rufen die meisten an. Die Frage ist ehrlich gemeint, aber sie ist zu groß, um sie zu beantworten. „Was machen wir mit KI“ führt zu einem Workshop, einem Foliensatz und danach zu nichts. Die Frage, die weiterführt, lautet anders: Welche Aufgabe frisst bei euch jede Woche Stunden, folgt erkennbaren Regeln und ärgert jeden, der sie macht?
Diese Umformulierung ist der eigentliche Kern einer KI-Beratung. Alles danach, die Modellwahl, die Schnittstellen, der Betrieb, ist Handwerk. Die Antwort auf die erste Frage entscheidet, ob am Ende etwas läuft oder ob ein Budget in einem Piloten versickert, den niemand benutzt.
Vier Phasen, bis der erste Agent arbeitet
Die ersten beiden Phasen sind Beratung im engeren Sinne. Sie kosten wenig und entscheiden viel. Die letzten beiden sind Umsetzung.
1. Use Case auswählen
Wir gehen die Abläufe durch, bei denen heute jemand liest, einordnet und einen nächsten Schritt anstößt. Angebote zusammensuchen, Anfragen sortieren, Kontakte pflegen, Belege abtippen. Aus dieser Liste fällt der erste Kandidat fast von selbst heraus: der, der oft anfällt, klar beschreibbar ist und bei einem Fehler keinen Schaden anrichtet. Welche Aufgaben das in der Praxis sind, habe ich unter KI-Agenten-Beispiele an sechs Fällen durchgespielt.
Was in dieser Phase am meisten hilft, ist Zuhören bei denen, die die Arbeit machen. Nicht bei der Geschäftsführung, die den Prozess von oben kennt, sondern bei der Person, die dreimal am Tag dieselbe Mail beantwortet.
2. Machbarkeit prüfen
Hier zeigt sich, ob aus dem Kandidaten ein Projekt wird. Drei Dinge schaue ich mir an: Ist die Datenlage gut genug, hängen die Systeme an Schnittstellen, die man ansprechen kann, und lässt sich sauber festlegen, was der Agent selbst entscheiden darf. Die letzte Frage ist die unterschätzte. Wo die Grenze zwischen Automatik und menschlicher Freigabe verläuft, ist eine Entscheidung des Unternehmens, keine technische.
In dieser Phase fällt auch die Entscheidung, ob es überhaupt ein Agent sein muss. Läuft der Ablauf jedes Mal gleich, ist eine feste Workflow-Automatisierung billiger und verlässlicher. Der Unterschied zwischen beidem steht ausführlich unter Was sind KI-Agenten.
3. Pilot bauen
Ein Prozess, echt angebunden, im Trockenlauf. Der Agent liest mit und schlägt vor, schreibt aber noch nichts. So sieht man an echten Fällen, wo er danebenliegt, bevor es jemand im System merkt. Diese Phase ist unspektakulär und der beste Schutz vor einer teuren Enttäuschung.
4. Rollout und Erweiterung
Trägt der Pilot, bekommt der Agent Schreibrechte für die unkritischen Teile, und der Rest läuft weiter über Freigaben. Danach kommt der nächste Use Case dazu. Der erste Agent kostet am meisten Zeit, weil Anbindung und Regeln einmal entstehen. Jeder weitere zehrt von dieser Vorarbeit.
Wie man in Phase 2 rechnet
Ob sich ein Use Case lohnt, entscheidet keine Einschätzung, sondern eine simple Rechnung: Was kostet der Prozess heute an Zeit? Alles, was der Aufbau kostet, muss deutlich darunter liegen.
Die Zahlen oben sind angenommen, die Logik ist es nicht. Ein Prozess mit 30 Stunden im Monat trägt einen Piloten. Ein Prozess mit zwei Stunden im Monat trägt ihn nicht, egal wie gut die Demo aussah. Die Posten der Gegenseite, Modellkosten, Hosting und Wartung, habe ich getrennt aufgeschlüsselt unter Was kostet ein KI-Agent?
Wann ich von KI abrate
Ein guter Teil meiner Beratungsgespräche endet damit, dass ich von einem KI-Projekt abrate. Das klingt nach einem schlechten Geschäft, spart aber beiden Seiten Geld. Vier Fälle kommen immer wieder.
Der Prozess fällt zu selten an. Eine Aufgabe, die dreimal im Monat vorkommt, rechtfertigt keinen Aufbau, selbst wenn sie nervt. Die Rechnung oben fällt dann eindeutig aus.
Der Ablauf existiert nur in einem Kopf. Wenn niemand erklären kann, nach welchen Regeln entschieden wird, gibt es nichts zu automatisieren. Dann steht erst die Beschreibung an, und das ist Organisationsarbeit, keine KI.
Die Daten sind unsauber. Dubletten, veraltete Ansprechpartner, halb gefüllte Felder. Ein Agent darauf schreibt Fehler nur schneller weiter. In dem Fall lohnt zuerst eine Bereinigung und Anreicherung der CRM-Daten, und danach reden wir über Agenten.
Es braucht gar keine KI. Der häufigste Fall. Der Ablauf ist stur, jedes Mal gleich, und eine Automatisierung in n8n erledigt ihn zuverlässiger und billiger als jedes Sprachmodell. KI ist dann die teurere Antwort auf eine gelöste Frage.
Mit fünf Use Cases gleichzeitig zu starten, weil alle Abteilungen etwas beisteuern wollen. Am Ende ist keiner fertig, niemand fühlt sich zuständig und die Technik bekommt die Schuld. Ein Prozess, sauber zu Ende gebracht, schlägt fünf halbfertige.
Du hast einen Prozess im Kopf, bist dir aber nicht sicher, ob KI dafür das richtige Werkzeug ist? Schildere ihn mir in zwei Sätzen. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet: dafür reicht eine simple Automatisierung.
Woran du erkennst, dass ihr so weit seid
Je mehr davon steht, desto kürzer wird die Beratung und desto schneller der Pilot. Vollständig sein muss die Liste nicht.
Vor dem Erstgespräch
- Ein konkreter Prozess ist benannt, nicht nur eine Abteilung
- Jemand im Haus kann erklären, nach welchen Regeln dort entschieden wird
- Ihr wisst ungefähr, wie oft der Vorgang im Monat anfällt
- Die beteiligten Systeme (CRM, Postfach, ERP) sind bekannt
- Es gibt eine Person, die Freigaben erteilt und Ausnahmen entscheidet
- Klar ist, woran ihr Erfolg messen würdet: Zeit, Fehler oder Reaktionsdauer
Häufige Fragen zur KI-Beratung
Ich habe mir mit 18 das Programmieren selbst beigebracht und baue seitdem KI-Agenten und Automatisierungen mit n8n und HubSpot. Beraten heißt bei mir: Ich schaue mir einen echten Prozess an und sage, ob sich ein Agent, eine schlichte Automatisierung oder vorerst gar nichts lohnt. Gebaut wird danach, nicht vorher.
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30 Minuten, unverbindlich. Wir gehen einen konkreten Ablauf durch und du weißt danach, ob er sich für KI eignet, was der Aufbau grob bedeutet und womit man anfängt.
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