BI-Kennzahlen im CRM
statt im Dashboard nebenan
Wie ein mittelständischer Hersteller im Baustoffbereich mit rund 30 Vertriebsmitarbeitern seine Umsatzzahlen aus Qlik direkt in den HubSpot-Kundendatensatz geholt hat. Plan gegen Ist, ohne Toolwechsel.
Die Zahlen lagen im falschen Tool
Die Umsatzzahlen lagen in Qlik, der Vertrieb arbeitete in HubSpot. Wer wissen wollte, wie ein Kunde gegen Plan steht, musste das Tool wechseln und die Zahlen selbst zusammensuchen. Entsprechend tat es kaum jemand.
Qlik bietet keinen fertigen Weg, Dashboards innerhalb von HubSpot anzuzeigen. Es gibt keine Integration, die man installiert. Damit fiel die naheliegende Lösung aus: Die Information war da, aber nicht dort, wo gearbeitet wurde.
Die Zahlen dorthin, wo gearbeitet wird
Eine Pipeline von Qlik über n8n nach HubSpot bringt Plan- und Ist-Werte direkt in den Datensatz. Für die Dashboards selbst wurde eine HubSpot UI Extension gebaut, die Qlik per JWT authentifiziert einbettet. So steht die Zahl am Kunden, nicht in einem zweiten Tool. Der Datenfluss selbst ist eine CRM-Integration über n8n.
Wie es aufgebaut ist
Pipeline Qlik → n8n → HubSpot
n8n zieht die Plan- und Ist-Werte aus Qlik und schreibt sie in den passenden HubSpot-Datensatz. Die Zahlen landen am Kunden, nicht in einem Export.
Delta und Erfüllungsgrad im CRM
HubSpot Calculated Properties rechnen aus Plan und Ist das Delta und den Erfüllungsgrad aus. Die Werte sind ohne Umweg filterbar und in Reports nutzbar.
Plan-YTD über eine Saisonalitätskurve
Ein Jahresplan gleichmäßig auf Tage verteilt ergibt im Saisongeschäft unbrauchbare Soll-Werte. Die Plan-YTD-Berechnung läuft deshalb über eine kalibrierte Saisonalitätskurve statt über lineare Verteilung.
Qlik-Dashboard per JWT eingebettet
Eine HubSpot UI Extension bettet das Qlik-Dashboard authentifiziert ein. Die Signierung läuft über eine serverlose Funktion auf Vercel, sodass der Vertrieb das Dashboard im Kundendatensatz sieht, ohne sich separat bei Qlik anzumelden.
Die Teile, die es tragen
Zwei Stellen entscheiden darüber, ob so eine Anbindung taugt: ob die Planwerte stimmen und ob das Dashboard ohne Reibung im CRM auftaucht.
Saisonalitätskurve statt Tagesmittel
Die Plan-YTD-Berechnung folgt einer kalibrierten Kurve. So steht der Soll-Wert im Hochsommer anders als im Winter – und das Delta ist aussagekräftig statt verzerrt.
Calculated Properties statt Export
Delta und Erfüllungsgrad werden in HubSpot berechnet und sind echte Felder. Damit lassen sie sich filtern, in Listen gruppieren und in Workflows verwenden.
JWT-Embed über Vercel
Die UI Extension bettet Qlik authentifiziert ein. Die Signierung läuft über eine serverlose Funktion auf Vercel, die das Token pro Aufruf erzeugt.
Kein zweiter Login
Der Vertrieb sieht das Dashboard direkt im Kundendatensatz, ohne sich separat bei Qlik anzumelden. Die Hürde, die Zahlen überhaupt zu öffnen, fällt weg.
Vorher vs. Nachher
Vorher – zwei Tools
- Für jede Zahl von HubSpot nach Qlik wechseln
- Plan gegen Ist von Hand zusammensuchen
- Dashboards, die kaum jemand öffnet
- Soll-Werte linear verteilt, im Saisongeschäft unbrauchbar
Nachher – eine Ansicht
- Plan gegen Ist steht im Kundendatensatz
- Kein Toolwechsel, keine manuelle Zusammenstellung
- Werte filterbar und in Workflows nutzbar
- Soll-Werte folgen der Saisonalität statt dem Kalender
Für wen sich das lohnt
Vertriebsteams mit BI im Nebentool
Die ihre Kennzahlen in Qlik oder einem anderen BI-System haben, aber im CRM arbeiten.
Unternehmen mit Saisongeschäft
Bei denen eine lineare Planverteilung über das Jahr zu falschen Soll-Werten führt.
HubSpot-Nutzer, die Zahlen am Kunden brauchen
Die Plan gegen Ist direkt am Datensatz sehen und für Listen, Reports und Workflows verwenden wollen.
Fragen & Antworten
Ja. Über eine HubSpot UI Extension wird das Qlik-Dashboard per JWT authentifiziert eingebettet. Die Signierung läuft über eine serverlose Funktion auf Vercel. Der Vertrieb sieht das Dashboard im Kundendatensatz, ohne sich separat bei Qlik anzumelden.
Über eine Pipeline von Qlik über n8n nach HubSpot. Sie schreibt Plan- und Ist-Werte direkt in den Datensatz, sodass die Zahlen am Kunden stehen statt in einem Export.
Im Saisongeschäft ergibt eine lineare Tagesverteilung unbrauchbare Soll-Werte. Deshalb läuft die Plan-YTD-Berechnung über eine kalibrierte Saisonalitätskurve, die den erwarteten Verlauf über das Jahr abbildet.
Ja. Delta und Erfüllungsgrad werden über HubSpot Calculated Properties berechnet und stehen als echte Felder für Listen, Reports und Workflows zur Verfügung.
Nein. Die Einbettung ist per JWT authentifiziert und läuft über die UI Extension im CRM. Ein separater Qlik-Login entfällt.
Das Prinzip – Werte per Pipeline ins CRM bringen und das Dashboard authentifiziert einbetten – ist nicht an Qlik gebunden. Ob es sich übertragen lässt, hängt von den Embed- und API-Möglichkeiten des jeweiligen BI-Tools ab.
Kennzahlen im falschen Tool?
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