KI-Antwortassistent
direkt in Outlook
Wie ein mittelständischer B2B-Händler seine E-Mail-Korrespondenz beschleunigt hat – mit einem Outlook-Add-in, das im eigenen Stil antwortet, Texte korrigiert und Vorlagen verwaltet. Komplett vom Kunden selbst konfigurierbar.
Jede Antwort von Hand.
Ein Großteil der täglichen E-Mails war wiederkehrend – und wurde trotzdem jedes Mal von Hand formuliert. Der Stil war uneinheitlich, Textbausteine lagen verstreut, und Rechtschreibung und Ton kosteten jeden Tag Zeit. Bestehende Vorlagen lagen unbrauchbar in HubSpot: voller unsichtbarem Formatierungs-Müll.
Der Wunsch: schneller und konsistenter antworten – direkt in Outlook, ohne ständigen Tool-Wechsel.
Ein Seitenfenster in Outlook. Drei Funktionen.
KI-Antwortvorschläge
Antworten im eigenen Stil – wahlweise in drei Tonalitäten (Standard, Freundlich, Sachlich). Aus einer eingehenden Mail wird in Sekunden ein passender Entwurf.
„Meinen Text korrigieren“
Rechtschreib- und Stilkorrektur der Markierung oder des ganzen Entwurfs – ebenfalls in wählbaren Schreibstilen, ohne den Sinn zu verfälschen.
Textvorlagen-Manager
Vorlagen in Ordnern und Unterordnern, mehrere PDF-Anhänge pro Vorlage, Platzhalter (z. B. Kundenname wird automatisch eingesetzt) und ein einfacher Rich-Text-Editor.
Technisch spricht das Add-in (Office.js) ein Pipewave-Backend an, das die KI mit den kundenspezifischen Prompts aufruft. Der API-Schlüssel liegt sicher serverseitig – nie im Add-in.
Die Tücke steckte im Detail
Outlook ist eigenwillig: Beim Einfügen gingen Formatierungen wie Unterstreichungen und Leerzeilen verloren, und die aus HubSpot kopierten Vorlagen waren voller unsichtbarem Word-Code. Genau solche Kleinigkeiten entscheiden, ob ein Tool im Alltag genutzt wird oder nervt.
Beides wurde sauber gelöst – mit einem Cleaner für den Formatierungs-Müll und robustem Einfügen, das erhält, was erhalten bleiben soll. Der Feinschliff entstand iterativ an echten Alltagsfällen, in mehreren Feedback-Runden mit dem Kunden.
Alles im eigenen Portal. Ohne Entwickler.
Ein Kunden-Portal steuert das Add-in als Config-as-Data: Prompts, Schreibstile, Vorlagen und Nutzerrechte pflegt der Kunde selbst – mehrbenutzerfähig und pro Firma getrennt. Änderungen wirken sofort, ganz ohne neues Deployment.
KI-Prompts & Schreibstile
Ton und Verhalten der KI selbst anpassen – für den eigenen Stil.
Vorlagen zentral verwalten
Ordnerstruktur, Anhänge und Platzhalter an einem sauberen Ort.
Nutzer & Rechte
Mehrere Nutzer, pro Firma getrennt – wer was sieht und darf, steuert der Kunde.
Vorher vs. Nachher
Vorher – alles von Hand
- Jede Antwort einzeln formulieren
- Uneinheitlicher Ton und Stil
- Textbausteine verstreut, Vorlagen unbrauchbar
- Ständiger Wechsel zwischen Tools
Nachher – Assistent in Outlook
- Antwortentwürfe in Sekunden statt Minuten
- Einheitlicher Ton, wählbar pro Antwort
- Vorlagen zentral, sauber und mit Platzhaltern
- Alles in Outlook – kein Tool-Wechsel
Für wen sich das lohnt
Teams mit viel wiederkehrender Korrespondenz
Die täglich ähnliche Mails beantworten und dabei Zeit und Konsistenz gewinnen wollen.
Unternehmen, die in Microsoft 365 arbeiten
Und einen Assistenten direkt in Outlook wollen, statt in ein separates Tool zu wechseln.
Wer den eigenen Stil bewahren will
Kein generischer KI-Ton, sondern Antworten mit eigenen Prompts und Vorlagen.
Fragen & Antworten
Ein Add-in ist eine Erweiterung, die direkt in Outlook läuft – hier als Seitenfenster in der Desktop- und Web-Version. Man bleibt in Outlook und hat den KI-Assistenten direkt neben der E-Mail, ohne in ein anderes Tool zu wechseln.
Ja. Der Assistent arbeitet mit kundenspezifischen Prompts und wahlweise drei Tonalitäten (Standard, Freundlich, Sachlich). So entstehen Antworten im gewohnten Stil statt eines generischen KI-Tons.
Ja. Der Vorlagen-Manager unterstützt Ordner und Unterordner, mehrere PDF-Anhänge pro Vorlage, Platzhalter (z. B. den Kundennamen) und einen einfachen Rich-Text-Editor.
Das macht der Kunde selbst in einem Portal – mehrbenutzerfähig und pro Firma getrennt. Änderungen an Prompts, Schreibstilen, Vorlagen und Nutzerrechten wirken sofort, ohne dass etwas neu ausgerollt werden muss.
Das Add-in spricht ein Pipewave-Backend an, das die KI mit den hinterlegten Prompts aufruft. Der API-Schlüssel liegt ausschließlich serverseitig und ist nie Teil des Add-ins.
Zu viel Zeit im Postausgang?
Lass uns in einem kostenlosen Gespräch schauen, wo ein Assistent direkt in Outlook bei dir am meisten spart.