Eigenes Event-Ticketing
statt 29.000 € Lizenz
Jenewein, Anbieter für Weiterbildung und Coaching in der Schweiz, brauchte für die eigene Konferenz Ticketverkauf, Einlasskontrolle und saubere Teilnehmerdaten im CRM. Das Angebot eines etablierten Anbieters lag bei 29.000 Euro – und hätte die Daten in ein fremdes System gelegt. Also wurde der komplette Ablauf selbst gebaut.
29.000 € – und die Daten woanders
Für die eigene Konferenz brauchte Jenewein drei Dinge: einen Ticketverkauf, eine Einlasskontrolle und Teilnehmerdaten, die im CRM ankommen. Das Angebot eines etablierten Ticketing-Anbieters lag bei 29.000 Euro.
Dazu kam ein Haken, der schwerer wog als der Preis: Die Teilnehmer wären in einem fremden System gelandet, nicht in HubSpot, wo bei Jenewein das Marketing läuft. Genau die Daten, mit denen man nach der Veranstaltung weiterarbeitet, hätten außerhalb der eigenen Reichweite gelegen.
Selbst gebaut, modular
Der komplette Ablauf läuft über eigene Bausteine, jeder für sich funktionsfähig. Der Checkout sitzt als eingebettetes Stripe-Formular direkt auf der Jenewein-Website. Das QR-Ticket geht erst raus, wenn Stripe die Zahlung per Webhook bestätigt hat. Kaufdaten, Ticketversand und Check-in-Status fließen nach HubSpot zurück, Stripe bleibt führendes System für die Zahlungen. Dass die Kaufdaten sauber in HubSpot landen, ist Teil einer durchdachten HubSpot-Implementierung.
Vom Kauf bis zum Einlass
Checkout auf der eigenen Website
Der Kauf läuft über ein eingebettetes Stripe-Formular direkt auf der Jenewein-Website. Kein Weiterleiten auf eine fremde Ticketing-Seite, kein Markenbruch.
Ticket erst nach bestätigter Zahlung
Das QR-Ticket geht raus, sobald Stripe die Zahlung per Webhook bestätigt. Damit sind auch SEPA-Lastschrift und Überweisung sauber abgedeckt, bei denen das Geld erst Tage später eingeht.
Einlass per PWA
Die Einlasskontrolle ist eine PWA, die auf iOS und Android ohne App-Store läuft. Ein Scan zeigt gültig oder bereits verwendet. Fällt das Netz aus oder ist der Code beschädigt, gibt es Namenssuche und Ticket-ID als Rückfallebene.
Team-Pakete und Rückfluss ins CRM
Team-Pakete kommen über ein HubSpot-Formular rein und werden per Stripe-Rechnung abgewickelt. Kaufdaten, Ticketversand und Check-in-Status laufen zurück nach HubSpot – dort, wo das Nachfassen passiert.
Auf die Fälle gebaut, die wirklich passieren
Ticketverkauf fällt nicht am schönen Fall auseinander, sondern an der verspäteten Zahlung und am Scanner ohne Empfang. Genau dort setzt der Aufbau an.
Zahlung zuerst, Ticket danach
Kein Ticket ohne bestätigte Zahlung. Der Webhook von Stripe ist der Auslöser, nicht der Klick auf „Kaufen“.
SEPA und Überweisung abgedeckt
Bei Zahlarten, die erst Tage später eingehen, wartet das System auf die Bestätigung. Niemand bekommt ein Ticket, das nicht bezahlt ist.
Rückfallebene beim Einlass
Netz weg oder QR-Code beschädigt? Namenssuche und Ticket-ID bringen den Gast trotzdem rein, ohne Stau an der Tür.
Stripe bleibt führend
Für die Zahlungen bleibt Stripe das führende System. HubSpot bekommt die Daten, übernimmt aber nicht die Abrechnung.
Vorher vs. Nachher
Vorher – die Standardlösung
- 29.000 € für ein fertiges Ticketing-Tool
- Teilnehmerdaten in einem fremden System
- Getrennt vom HubSpot-Marketing
- An dieses eine Tool gebunden
Nachher – selbst gebaut
- Ein Bruchteil der 29.000 €
- Teilnehmerdaten liegen in HubSpot
- Checkout direkt auf der eigenen Website
- Module wiederverwendbar für weitere Events
Für wen sich das lohnt
Veranstalter mit eigener Konferenz oder eigenem Event
Die Ticketverkauf und Einlass selbst in der Hand haben wollen, statt eine Lizenz pro Veranstaltung zu zahlen.
Teams, die ihre Teilnehmerdaten im eigenen CRM brauchen
Damit Nachfassen und Marketing dort passieren, wo die Kontakte ohnehin gepflegt werden.
Wer mehrere Events plant
Die Module sind nicht an eine Veranstaltung gebunden und lassen sich wiederverwenden.
Fragen & Antworten
Das Angebot eines etablierten Anbieters lag bei 29.000 Euro, und die Teilnehmerdaten wären in einem fremden System gelandet statt in HubSpot. Der selbst gebaute Ablauf kostet einen Bruchteil davon und hält die Daten dort, wo Marketing und Nachfassen passieren.
Das QR-Ticket wird erst verschickt, wenn Stripe die Zahlung per Webhook bestätigt. Bei Zahlarten, bei denen das Geld erst Tage später eingeht, wartet das System auf diese Bestätigung – es gibt kein Ticket für eine noch offene Zahlung.
Die Einlasskontrolle läuft als PWA auf iOS und Android, ganz ohne App-Store. Fällt das Netz aus oder ist ein QR-Code beschädigt, gibt es Namenssuche und Ticket-ID als Rückfallebene, damit an der Tür kein Stau entsteht.
Ja. Kaufdaten, Ticketversand und Check-in-Status laufen nach HubSpot zurück. Stripe bleibt dabei das führende System für die Zahlungen, HubSpot ist die Quelle für Marketing und Nachfassen.
Ja. Der Ablauf ist modular gebaut, jeder Teil funktioniert für sich. Die Module sind nicht an diese eine Veranstaltung gebunden und lassen sich für weitere Events nutzen.
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