Vom Postfach-Chaos zum
HubSpot-Ticketsystem mit KI
Wie ein mittelständischer B2B-Händler acht Abteilungspostfächer in ein nachvollziehbares Ticketsystem verwandelt hat – mit einer KI, die jede Mail selbst einordnet, und Regeln, die das Team selbst pflegt.
Acht Postfächer. Kein Überblick.
Kundenanfragen liefen über viele Abteilungspostfächer in Outlook – info@, service@, buchhaltung@, einkauf@ und weitere. Niemand hatte einen zentralen Überblick, wer gerade was bearbeitet. Anfragen versandeten, wurden doppelt bearbeitet, und nachvollziehen ließ sich im Nachhinein wenig.
Der Wunsch: Jede Kundenmail soll zu einem nachvollziehbaren Vorgang werden – automatisch der richtigen Abteilung zugeordnet, ohne dass die Mitarbeiter ihr gewohntes Outlook verlassen müssen.
Jede Mail wird ein nachvollziehbarer Vorgang
Ein Automatisierungs-Layer (n8n) liest alle Abteilungspostfächer, erkennt echte Kundenanliegen und legt daraus HubSpot-Tickets an. Eine KI (Claude) ordnet jede Mail inhaltlich ein und setzt passende Outlook-Kategorien. Die Mitarbeiter bleiben in Outlook – der Überblick entsteht trotzdem zentral in HubSpot.
Was das System selbst erledigt
Aus Mails werden Tickets
Eingehende Mails aus allen Abteilungspostfächern werden automatisch zu HubSpot-Tickets – mit klarer Zuständigkeit, statt in einem Postfach unterzugehen.
KI kategorisiert inhaltlich
Claude liest jede Mail und ordnet sie ein – z. B. Rechnungen/Gutschriften, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine – und setzt passende Outlook-Kategorien.
Rauschen wird ausgefiltert
Interne Mails erzeugen bewusst kein Ticket. Automatische Antworten und Spam werden erkannt und aussortiert – das Ticketsystem bleibt sauber.
Das Ticket fasst sich selbst zusammen
Bei jeder neuen Nachricht aktualisiert die KI eine kurze, chronologische Verlaufs-Historie. Man sieht den Stand auf einen Blick – und kann Vorgänge sauber an die zuständige Abteilung übergeben.
Keine Blackbox. Der Kunde steuert selbst.
Die Regeln des Systems liegen nicht im Code, sondern in einem Pipewave-Portal. Das Team passt sie selbst an – ohne Entwickler, ohne Wartezeit. Änderungen wirken sofort.
Blacklist & Filterregeln
Welche Absender oder Mail-Typen kein Ticket erzeugen sollen, pflegt das Team selbst.
„Ticket ja – aber keine Auto-Antwort“
Feingranulare Regeln pro Fall, statt Alles-oder-nichts.
Kategorien anpassen
Die Einordnungs-Kategorien lassen sich jederzeit erweitern, wenn neue Anliegen dazukommen.
Vorher vs. Nachher
Vorher – Postfach-Wildwuchs
- Anfragen verteilt über 8+ Postfächer
- Unklar, wer was gerade bearbeitet
- Anfragen versanden, Doppelbearbeitung
- Manuelles Sortieren und Einordnen
Nachher – ein Ticketsystem
- Zentrale Übersicht statt Postfach-Chaos
- Klare Zuständigkeit je Vorgang
- KI ordnet jede Mail automatisch ein
- Regeln vom Team selbst pflegbar
Für wen sich das lohnt
Teams mit vielen Abteilungspostfächern
Bei denen Kundenanfragen über info@, service@, buchhaltung@ & Co. verteilt sind und der Überblick fehlt.
Unternehmen, die HubSpot als Helpdesk nutzen wollen
Und Tickets nicht von Hand aus Mails anlegen möchten.
Mitarbeiter, die in Outlook bleiben wollen
Der Überblick entsteht in HubSpot, gearbeitet wird weiter im gewohnten Postfach.
Fragen & Antworten
Ein Automatisierungs-Layer (n8n) liest die Abteilungspostfächer aus Microsoft 365 / Outlook, erkennt echte Kundenanliegen und legt daraus HubSpot-Tickets an bzw. aktualisiert bestehende. Interne Mails, Spam und automatische Antworten werden erkannt und erzeugen kein Ticket.
Die KI (Claude) liest jede eingehende Mail und ordnet sie inhaltlich ein – etwa Rechnungen/Gutschriften, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine – und setzt passende Outlook-Kategorien. Zusätzlich hält sie je Ticket eine kurze, fortlaufende Verlaufszusammenfassung aktuell.
Nein. Das Team arbeitet weiter im gewohnten Outlook. Der zentrale Überblick und die Nachvollziehbarkeit entstehen parallel im HubSpot-Ticketsystem.
Ja. Blacklist, Filterregeln, Kategorien und Sonderfälle wie „Ticket ja, aber keine Auto-Antwort“ pflegt das Team selbst in einem Portal – ohne Entwickler und ohne Wartezeit. Änderungen wirken sofort.
Ja. Ein Vorgang kann an die zuständige Abteilung übergeben werden und taucht dort als offener Vorgang auf – mit fortlaufender KI-Zusammenfassung, damit der Kontext nicht verloren geht.
Auch im Postfach-Chaos?
Lass uns in einem kostenlosen Gespräch schauen, wie ein sauberes Ticketsystem bei dir aussehen würde.