Case Study: Automatische Leadqualifizierung und Datenanreicherung durch Web‑Scraping & KI.
Vollautomatisches Anreichern und Validieren von Leads direkt beim Eingang in HubSpot – per n8n‑Workflow, Web‑Scraping und KI‑gestützter Analyse. Ergebnisse: bessere Daten, Sekunden bis zur Qualifizierung, deutliche Zeitersparnis.
Überblick
Ein führender deutscher Maschinenbauer stand vor einer zentralen Herausforderung: Zwar generierte das Unternehmen regelmäßig neue Leads über Online-Formulare, doch die bereitgestellten Informationen waren oft unvollständig. Wichtige Daten wie LinkedIn-Profile, Unternehmensdetails oder korrekte Anreden mussten mühsam manuell recherchiert werden.
Dieser Prozess kostete pro Lead durchschnittlich zehn Minuten – bei mehreren hundert Leads im Monat ein erheblicher Zeit- und Kostenfaktor.
Durch den Einsatz einer individuellen Automatisierungslösung auf Basis von n8n, Web-Scraping und KI-gestützter Datenanalyse gelang es, den manuellen Aufwand vollständig zu eliminieren und die Qualität der Lead-Daten deutlich zu erhöhen.
Ausgangssituation
Das Unternehmen generierte den Großteil seiner Leads über Formulare auf der Website. Die gesammelten Daten umfassten Vorname, Nachname, E‑Mail‑Adresse und Unternehmensname.
Für die Vertriebs‑ und Marketingteams bedeutete dies einen erheblichen manuellen Rechercheaufwand:
- Ergänzende Daten wie LinkedIn‑Profile oder Telefonnummern mussten nachträglich gesucht werden.
- Unternehmensinformationen wie Rechtsform, Adresse, Handelsregisternummer oder Geschäftsführer waren nicht vorhanden.
- E‑Mail‑Validität musste manuell geprüft werden – eine fehleranfällige Aufgabe.
Diese manuelle Arbeit führte zu verzögerten Reaktionszeiten, uneinheitlicher Datenqualität und verpassten Chancen, da nicht alle Leads zeitnah kontaktiert werden konnten.
Zielsetzung
Das Projekt hatte drei zentrale Ziele:
- Eliminierung des manuellen Rechercheaufwands bei der Leadqualifizierung.
- Erhöhung der Datenqualität durch umfassende Anreicherung direkt beim Lead‑Eingang.
- Echtzeit‑Verfügbarkeit der qualifizierten Leads im CRM‑System HubSpot.
Lösung
Die Lösung wurde als vollautomatisierter Workflow entwickelt, der über einen Webhook in n8n ausgelöst wird, sobald ein neuer Lead in HubSpot eingeht.
Schritt‑für‑Schritt‑Workflow
- Webhook‑Trigger in n8n – Bei Eingang eines Leads in HubSpot löst ein Webhook den Workflow aus.
- Automatische Google‑Suche mit Serper – Der Name des Leads wird über die Serper API in Google gesucht, um das LinkedIn‑Profil zu finden.
- KI‑gestützte Anrede‑Ermittlung – Der Vorname wird an ein KI‑Modell gesendet, das die korrekte Anrede bestimmt.
- Web‑Scraping des Unternehmens‑Impressums – Die Unternehmenswebsite wird aufgerufen und die Impressums‑URL gesucht, um die relevanten Daten zu extrahieren.
- KI‑gestützte Datenextraktion – Das Impressum wird von einem KI‑Modell analysiert, um den offiziellen Unternehmensnamen, die Adresse, Telefonnummer, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer‑ID und Geschäftsführer zu ermitteln.
- E‑Mail‑Validierung – Ein Python‑Skript prüft, ob die E‑Mail technisch gültig und zustellbar ist.
- Übertragung in HubSpot – Alle angereicherten Daten werden automatisch in den Datensatz eingetragen.
Technische Umsetzung
n8n – Workflows
Orchestrierung, Webhook‑Trigger, API‑Calls und Datenflüsse.
HubSpot API
CRM‑Integration, Property‑Updates und Datenrückführung.
Serper API
Google‑Suche zur Profil‑Ermittlung (z. B. LinkedIn).
Cheerio – Parsing
HTML‑Parsing für Impressum & strukturierte Extraktion.
KI‑Modelle
Anredebestimmung und Analyse von Impressumsinhalten.
Python – E‑Mail‑Check
Technische Validierung & Zustellbarkeits‑Prüfung.
Ergebnisse & Kennzahlen
Die Automatisierung hatte sofort spürbare Auswirkungen: Zeitersparnis pro Lead, höhere Datenqualität, schnellere Reaktionszeiten und erweiterte Prüfungen, die manuell kaum machbar wären.
Vorher / Nachher
Vorher
- Lead‑Eingang mit Basisinformationen
- Manuelle Google‑Suche
- Händische Ermittlung von Unternehmensdetails
- Verzögerte Kontaktaufnahme
Nachher
- Automatisierte Anreicherung
- KI‑gestützte Datenextraktion
- Echtzeit‑E‑Mail‑Validierung
- Sofortige Bereitstellung an das Vertriebsteam
Ergebnis: schnellere Reaktionszeiten, höhere Datenqualität und reduzierte Kosten – Leads landen besser vorbereitet beim Vertrieb.
Fazit
Diese Lösung zeigt, wie Web‑Scraping und KI in Kombination mit einem Automatisierungstool wie n8n massive Effizienzsteigerungen im Lead‑Management ermöglichen. Unternehmen profitieren von schnelleren Reaktionszeiten, höherer Datenqualität und reduzierten Kosten. Die Kombination aus API‑Integrationen, Datenvalidierung und KI sorgt dafür, dass Leads nicht nur schneller, sondern auch besser vorbereitet beim Vertrieb landen.
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